Už domlouvání rozhovoru s odborníkem na digitální transformaci Filipem Dřímalkou je zážitek. Místo několika e-mailů o tom, kdy bychom si mohli popovídat, mi nasdílel speciální kalendář, ve kterém měl vyznačená pole, kdy je k videorozhovoru volný, a vše jsme vyřídili během pár vteřin. Díky covidu se podle něj lidé naučili daleko více technologie využívat, často je ale používají špatně.

"Lidé kopírují starý způsob práce, jako například, když měli v práci osm schůzek, tak teď mají osm videohovorů. Ale to je absolutně neudržitelné. Mozek funguje jinak, člověk funguje jinak. Jedna z věcí, které učíme, je úplně změnit způsob práce," říká Dřímalka, který se svou firmou Digiskills zavádí nové technologie do firem. 

Rozhovor začínáme v devět hodin ráno, jaké aplikace nebo digitální vychytávky jste už dnes použil?

Použil jsem aplikaci YogaStudio, přes kterou cvičím jógu. A samozřejmě jsem se podíval na mail a kalendář, kdy budeme mít tento rozhovor, a podíval jsem se na LinkedIn a Twitter.

Takže sociálním sítím se nevyhýbáte?

Beru to tak, že LinkedIn je můj pracovní nástroj a Twitter můj informační nástroj.

A nemáte nějaký hack, jak na sociálních sítích netrávit zbytečně moc času?

Nedávno jste již předplatné aktivoval

Je nám líto, ale nabídku na váš účet v tomto případě nemůžete uplatnit.
Pokračovat na článek

Tento článek pro vás někdo odemknul

Obvykle jsou naše články jen pro předplatitele. Dejte nám na sebe e-mail a staňte se na týden zdarma předplatitelem HN+ i vy!

Navíc pro vás chystáme pravidelný výběr nejlepších článků a pohled do backstage Hospodářských novin.

Zdá se, že už se známe

Pod vámi uvedenou e-mailovou adresou již evidujeme uživatelský účet.

Děkujeme, teď už si užijte váš článek zdarma

Na váš e-mail jsme odeslali bližší informace o vašem předplatném.

Od tohoto okamžiku můžete číst neomezeně HN+ na týden zdarma. Začít můžete s článkem, který pro vás někdo odemknul.

Na váš e-mail jsme odeslali informace k registraci.

V e-mailu máte odkaz k nastavení hesla a dokončení registrace. Je to jen pár kliků, po kterých můžete číst neomezeně HN+ na týden zdarma. Ale to klidně počká, zatím si můžete přečíst článek, který pro vás někdo odemknul.

Pokračovat na článek

Ten hack je v hlavě, ale je to mimochodem jedno z témat, která v rámci mého projektu Digiskills řešíme. Digitální detox a vůbec udržitelná dlouhodobá práce s technologiemi. Za mě je to jedna z velmi důležitých digitálních dovedností a myslím si, že bude čím dál naléhavější ji mít.

Máte nějakou konkrétní radu, jak se například neustálého kontrolování sociálních sítí zbavit?

Věřím tomu, že problémy způsobené technologiemi mohou být řešeny zase za pomocí technologií. Takže například existuje aplikace, která se jmenuje Freedom. Funguje tak, že si ji nainstalujete do počítače, ona se vás zeptá, jak dlouho chcete pracovat, vy řeknete třeba 60 minut a ona vám na tu dobu úplně zablokuje přístup na sociální sítě, aplikace nebo webové stránky, které si vyberete, a podobně. Abyste se k nim znovu připojili dříve, museli byste restartovat počítač a to už vás zarazí. Člověk zjistí, že spoustu stránek otevírá úplně intuitivně. Třeba intuitivně si otevře novou složku ve vyhledávači a dá si tam třeba iHNed.cz. Často to zjistí, až když mu to ta aplikace neumožní. Takže i na toto existují řešení.

Určitě je teď komplikovanější, že jsme zavření doma a možností, jak se zabavit, není moc, takže to svádí extrémně. Možná si to je dobré hlavně uvědomit. Takže když si chci vzít mobil do ruky, tak se zamyslet, co to se mnou udělá, když si ho nevezmu, jaký mám pocit? Když zjistím, že ten pocit není moc příjemný, vím, že to asi není úplně v pořádku. Ale asi nejdůležitější je najít si takové aktivity, při kterých si na technologie ani nevzpomenete.

Když už jste zmínil situaci, do které nás přivedl covid. Jak moc podle vás nastartoval ten přechod do digitálního světa, především tedy v našich hlavách, protože ty nástroje tady byly, jen jsme teď nuceni je opravdu začít používat.

Já bych se nebál použít slova digitální transformace. Na internetu koluje vtip: Kdo nejvíce nastartoval digitální transformaci? Šéf firmy, šéf IT, nebo covid? A byl to opravdu covid. My se v Digiskills zabýváme zaváděním technologií do firem a na jaře jsme se nezastavili. Ve firmách, kde se roky diskutovalo, jestli umožní zaměstnancům práci z domova, v bankách, kde byly zakázány videohovory s lidmi mimo firmu, všude to najednou šlo. Za dva dny bylo vše změněno a rozhodnuto.

Obrovský vliv měla také distanční výuka ve školách. Ta často dopadala na rodiče, kteří pomáhali svým dětem s nastavením Teamsů, Google Hangouts, a najednou si i tito lidé zvykli používat videohovory a tyto nástroje. Protože museli. My jsme pomáhali několika školám a vždy byl o webináře pro rodiče dětí obrovský zájem. A myslím, že ten posun byl opravdu velký. Já radím primárně managementu firem a tam se všichni vždy chtěli potkávat osobně. Dokonce si pamatuji, když jsem v jedné velké známé firmě musel zapojovat řediteli mikrofon, protože mu s tím IT oddělení nedokázalo pomoct a já tam nechtěl pořád jezdit a chtěl jsem se s ním potkávat na dálku. Pro něj to bylo něco úplně nového. Dnes je to naprosto normální a myslím, že to urychlí spoustu dalších věcí ve společnosti.

Myslíte, že to potrvá? Mnoho manažerů říká, že se už těší, až se zase všichni setkají ve firmě, protože jim to už chybí. Často ale dodávají, že nějaký hybridní mód, kdy by se nepracovalo jen z kanceláře, vidí velmi realisticky.

Žádný extrém není ideální. Dřív byla práce z domova brána jako flákání, manažeři se tomu bránili, protože si mysleli, že nemají lidi pod kontrolou, kladlo to daleko větší nároky na technologie a na způsob vedení práce. Ten současný model, kdy jsme všichni doma, už není tak náročný na technologie, ale především na způsob práce. Mnoho lidí přepnulo do on-linu, ale pouze kopírují starý způsob práce. To znamená: kdysi jsem měl v práci osm schůzek a teď mám osm videohovorů. Ale to je absolutně neudržitelné. Mozek funguje jinak, člověk funguje jinak. Jedna z věcí, které učíme, je úplně změnit způsob práce, třeba na asynchronní. To znamená, že mám méně schůzek a více se soustřeďuji na práci tehdy, když ji potřebuji udělat.

Myslím, že budoucnost je právě v hybridním modelu, v nalezení nějaké rovnováhy, která bude velmi záviset na typu firmy, typu oddělení, typu toho, co člověk dělá, jestli dělá spíše repetitivní činnosti, nebo kreativní práci. Myslím, že to velmi urychlí, aby si lidé designovali svou práci sami. A já v tom vidím obrovskou příležitost. Protože najednou mám lidi, kteří jsou z Pardubic, Brna, Prahy, Jeseníků a je mi to úplně jedno. Lidé dostanou možnost designovat si svůj život, protože budou moci chodit na půl dne do práce a druhou půlku pracovat na dálku pro nějakou jinou firmu. Rozjedou se takzvané microjobs. Lidé dříve měli jednu práci sedm let a v budoucnu budou mít sedm prací najednou. A to urychlí i sdílenou ekonomiku, sdílení pracovních míst… A pro lidi, kteří budou schopni tohoto využít, to bude mít neuvěřitelně pozitivní přínos.

Jak jste ale řekl, bude potřeba velmi zapracovat na firemním myšlení, včetně komunikace, která by měla být designovaná pro práci na dálku. Existuje už několik softwarů nebo aplikací, které toto umožnují. Máte nějaké rady, co by měly obsahovat? Nebo co by měly umožňovat managementu a zaměstnancům, aby byli schopni fungovat na dálku?

Filip Dřímalka

Je zakladatelem projektu Digiskills.cz a uznávaným odborníkem na digitální transformaci. Pomáhá firmám s budováním digitálních dovedností, inovacemi a změnou digitální kultury. Je autorem knihy HOT: Jak uspět v digitálním světě (Jan Melvil Publishing, 2020) a mnoha dalších inovací, které dnes slouží jako základ vzdělávacích a rozvojových programů v mnoha významných českých firmách. Tématu inovací se věnuje také ve svém podcastu HOTCAST, ve kterém zpovídá lídry a inovátory českého byznysu. Často se věnuje přednáškám a manažerským workshopům se zaměřením na digitalizaci a digitální trendy budoucnosti.

Těch nástrojů je celá řada, ale nezávisle na tom, v jaké pracujete organizaci, jestli pracujete v automobilce, bance, nebo jste novinářka, každá organizace dělá tři základní aktivity. Zaprvé komunikace, ať už formou videohovorů, nebo psanou formou e-mailů, či chatů; zadruhé sdílení informací od souborů přes sdílení poznámek, dokumentů a dalších formátů; a třetí je spolupráce, to znamená procesy, zadávání úkolů a jejich kontrola. A ať už používáte jeden, nebo více nástrojů, vůbec nejde o to, jaké to jsou, ale mnohem důležitější je týmová dohoda, která určí, jak se ty nástroje budou používat. To znamená, že když zavádíme nějaký nástroj, klíčovou aktivitou je připravit na to lidi mentálně, věnovat se adapci, naučit je s tím pracovat, ale v rámci nějakých scénářů neboli týmových dohod. Jakmile začne fungovat lidová tvořivost a každý to používá jinak, tak se absolutně nevyužívá potenciál těch nástrojů. Lidé si stále přeposílají nějaké soubory, dohledávají věci a produktivita je daleko nižší, než by ve skutečnosti mohla být.

Jak dlouho asi trvá naučit člověka pracovat s nějakým novým softwarem nebo aplikací pro společnou práci?

Člověka rychle, tým pomaleji, organizace ještě pomaleji. Záleží na firemní kultuře. Pokud je to tak, že je každý tým zvyklý dělat něco jiného a nejsou zvyklí fungovat jako celek, je to náročnější, tam to děláme pomaleji. Ale hlavně je to změna, takže je to change management. Je potřeba podpora sponzorů, to znamená podpora vedení. Nemyslím finanční, ale to, že jdu příkladem, také používám ten nástroj jako ostatní lidé ve firmě. Je potřeba proškolit manažery, protože ti nejen, že musí pracovat s nástrojem, ale také s týmem. Musí pracovat s odporem. Někomu se to nebude líbit, někdo řekne, že to používat nebude...

A pak jsou to zaměstnanci, kteří v momentě, kdy se jim to dobře komunikuje a vysvětlí, tak s tím nemají problém. Ale musí to jít přes všechny tyto tři úrovně a firmy, které to podcení, nejenže nevyužívají potenciál těch aplikací, ale setkají se s nespokojeností zaměstnanců a mohou se dostat i do problémů, co se týče bezpečnosti dat. Protože v momentě, kdy nepoužívám schválené aplikace a komunikuji, přes co mě napadne, mohu firmu dostat do určitého rizika.

Jaké jsou největší problémy, které sledujete při práci s těmito aplikacemi a prací na dálku? Dá se to nějak zobecnit?

Nechci říkat problém, ale spíše velký trend je rozdělení synchronní a asynchronní komunikace. To je to, co už jsem říkal: synchronní jsou videohovory, telefony a v některých společnostech třeba chat a asynchronní je, že vám pošlu mail a vy na něj odpovíte, kdy chcete. A změnit to je náročné, protože lidé byli zvyklí svolat schůzku a probrat to tam. Teď ale namísto toho musí něco zpracovat, dát to na firemní systém a počkat na reakci. Můžou to zpracovat textem, ale u nás ve firmě nahrávají lidé i třeba videa a ostatní na to odpovídají textově, a to tehdy, kdy se jim to hodí. Což má několik výhod: dostávají hlas i introverti, protože ti na poradách běžně slyšet nejsou a lidé mají větší možnost svou reakci dopředu promyslet.

Vezměte si, jak to fungovalo doteď, přišli jste na poradu, něco se dozvěděli a hned na to reagovali. Takže někdo něco připravuje, řekněme dva měsíce, odprezentuje to a hned dostává reakce. Přitom u té asynchronní komunikace si to lidé mohou promyslet, mohou se k tomu vrátit a přináší to úplně nový styl komunikace a vůbec řízení firmy.

Druhý trend je jiný způsob práce ve smyslu organizace času. To znamená, budeme mít každý den ráno 15minutové slaďovací meetingy? Budeme mít v pátek retrospektivu, abychom se bavili o tom, co jsme udělali, jestli to bylo dobré, jaký z toho máme pocit? V momentě, kdy chybí přímá interakce mezi lidmi, je potřeba nastavit nový organizační rytmus. Lidé potřebují nějaký řád. A když ho nemají, mohou se cítit nekomfortně. Když jim ho dám, nezávisle na nástroji, který používáme, můžu jako manažer docílit toho, aby se cítili dobře, a i já jako manažer měl jistotu, že aktivity půjdou podle plánu a tým bude fungovat. 

A třetí velký trend je, že začnu spolupracovat s lidmi mimo firmu. Já jsem velkým zastáncem portálů, kde najdete dodavatele z celého světa, virtuálních asistentů či asistentek. To znamená, že si na konkrétní úkoly a aktivity najmete někoho na krátkou dobu. Pokud se vám nebude chtít tento rozhovor přepisovat, je tady mnoho portálů, kde si zadáte požadavek na přepsání, a někdo vám to nabídne za dvě stovky, jiný za pětistovku...

Když si řeknu, že mám nápad a chci udělat průzkum trhu v Austrálii, půjdu na další portál Upwork, kde je 50 milionů freelancerů z celého světa, a za 20 minut mám po ruce někoho, kdo mi tu analýzu udělá. Takže pokud znám ty nástroje a umím zadávat práci přes internet, jsem najednou schopen spolupracovat s lidmi z celého světa, což přináší neuvěřitelnou příležitost pro firmy, protože jak píše Timothy Ferriss ve Čtyřhodinovém pracovním týdnu, nejlepší je žít za české koruny, prodávat za dolary a platit dodavatelům za rupie. To je samozřejmě extrém, ale opravdu to velmi rozšiřuje možnosti a příležitosti, a když je někdo šikovný a dokáže toho využít, může si designovat práci přesně tak, jak chce.

Říkáte, že jde hlavně o nastavení. Jak jste mluvil o té asynchronní a synchronní komunikaci, právě například chaty jsou často velmi stresující hlavně kvůli tomu, že lidé pracující na dálku mají v hlavě, že by měli být neustále přítomní, nebo se také obávají, že jim něco uteče. Jakým způsobem s tímto pracovat?

Dřív to byl e-mail, dnes je to opravdu velký problém chatu, já o tom píšu i ve své knížce. Jedna věc je fear of missing out neboli strach z toho, že mi něco uteče, prostě pořád se tam něco děje a mám pocit, že to musím pořád konzumovat a být aktivní, druhá věc je, že v chatu mohou často zapadnout důležité informace, protože těch věcí je tam strašně moc. Takže jak na to? Jsou to hlavně tři věci. Zaprvé je to opět o týmových dohodách. Zadruhé osobní odvaha. To je velmi důležitá vlastnost v digitálním světě. Musím být schopen říct šéfovi: Omlouvám se, ale pokud je to něco důležitého, potřeboval bych, abys mi to neposlal na mail. Což je ale samozřejmě náročné. A zatřetí je to disciplína, to znamená, že i já sám musím pracovat tak, jak jsme se v týmu dohodli, a to i za cenu toho, že se musím naučit dělat některé věci jinak.  

Setkávám se s tím, že nastavujeme strategii, jak bude firma fungovat v digitálním světě, a poslouchám, co štve zaměstnance a management, a já se ptám: Bavili jste se o tom, jak si ideálně nastavit spolupráci? A oni řeknou: No to ne… A to se mi stává hrozně často. Jeden z úkolů, které zadávám na manažerských workshopech, je, ať si ve svých týmech udělají digitální úklid. To znamená, že si mají sednout se svým týmem, pobavit se o tom, co jim funguje, co ne, co by se dalo udělat jinak a tak dále. Velmi častá zpětná vazba je, že nám manažeři říkají, že je to fantastická věc, ale že je smutné, že jim někdo zvenku musel říct, ať se se svými lidmi pobaví, jak chtějí spolupracovat. Je to prostě o tom, otevřít komunikaci, jak chceme pracovat a jak si práci zpříjemnit.

Jak jsou na tom podle vás české firmy? Zvládají digitální transformaci?

Máme přes šest tisíc realizovaných auditů digitálních dovedností. To znamená, že přes šest tisíc lidí vyplnilo náš docela dlouhý dotazník, kde se ptáme, jaký mají vztah k technologiím, jak je používají a tak dále. Ta data nám ukazují, že lidé nejčastěji "nevědí, že nevědí". Mají pocit, že umí pracovat s technologiemi, ale když se ptáme na konkrétní věci, zjišťujeme, že pracují stejně už deset dvacet let. Druhá věc je, že jim chybí inspirace. Inspirace, jak pracuje někdo jiný, inspirace, co dokážou různé nástroje… A třetí věc je, že lidé mají potenciál se ty věci naučit, když tomu dají čas a energii, protože v soukromí používají aplikace hodně, daleko více než v práci. To znamená, že kdyby se firma věnovala adopci nástrojů a určila si to jako prioritu, tak to půjde. Může lidem nabídnout konkrétní vzdělávací programy nebo třeba jmenovat nějaké ambasadory, lidi, kteří jsou v digitálních dovednostech pokročilejší, a nechá je sdílet informace, jak s něčím pracovat.

A poslední věc je, že se nám sbírá díky těm dotazníkům spousta zpětné vazby o tom, co vše by se dalo automatizovat a digitalizovat, a vedení o tom vůbec neví. Zbytečných aktivit ve firmách je neuvěřitelné množství a já neustále tlačím slogan, který si nechala zaregistrovat společnost Apple: There is an app for that, neboli na všechno existuje aplikace. A to je základ digitálního myšlení, že řeším nějaký problém a vím, že na to existuje nějaký nástroj, který mi s tím pomůže. Ať už ho mám, nebo ho musím najít, nebo je to nějaká služba na internetu. 

Jak ty aplikace hledat? Kde brát inspiraci, o které jste mluvil? 

První věc je bavit se s lidmi. Firmám radíme, aby se i na poradách ptaly, jestli nemá někdo nějaký zajímavý tip na aplikaci, on-line službu, zajímavý start-up, který viděl... Ukazuje se, že i lidé, do kterých byste to vůbec neřekli, vytáhnou mobil a řeknou, jo, já tady používám tuto aplikaci na toto a toto. Takže bavit se s lidmi. Druhá věc je i cíleně sdílet. Například lidem z lidských zdrojů říkáme: pobavte se s lidmi z jiné firmy, jaké nástroje používají, co třeba digitalizovali. A pak jsou různé servery jako Product Hunt, G2 nebo Capterra, kde jsou různé přehledy aplikací. Také různá média jako CzechCrunch, tech.ihned.cz, je toho spousta... Ale upřímně, stačí, když se naučíte hledat na Googlu: je aplikace na přepis mluveného textu, aplikace na rozpoznání hub, deset nejlepších aplikací na cestování a to by na začátek úplně stačilo.